ЦАИС ЕОП: Регистрация, настройка и подаване на оферти - ръководство 2026

Какво е ЦАИС ЕОП?

ЦАИС ЕОП (Централизирана автоматизирана информационна система „Електронни обществени поръчки") е единната платформа за провеждане на електронни обществени поръчки в България. Системата е достъпна на адрес https://app.eop.bg и се оперира от Агенцията по обществени поръчки (АОП).

От 1 януари 2020 г. за централните органи на изпълнителната власт, а от 1 юли 2020 г. за всички останали възложители, ЦАИС е задължителната среда за провеждане на процедури по Закона за обществените поръчки (ЗОП). Системата замени изцяло предишния хартиен и полуелектронен ред на провеждане на поръчки, при който документите се подаваха на физически носители или чрез различни, несвързани помежду си платформи.

Чрез портала за обществени поръчки се осъществява пълният цикъл на една обществена поръчка - от публикуването на обявлението от възложителя, през подаването на оферти от участниците, до сключването на договора и неговото изпълнение. За стопанските субекти в България владеенето на работата с ЦАИС е практическа необходимост - без него участието в обществени поръчки е невъзможно. Единственото изключение са поръчките чрез директно възлагане по чл. 20, ал. 4 от ЗОП, които не преминават през платформата.

Регистрация и първоначална настройка

Преди да започнете работа с ЦАИС ЕОП, е необходимо да извършите еднократна регистрация и да конфигурирате работната си среда. Процесът изисква предварителна подготовка, затова го започнете поне седмица преди крайния срок на конкретна процедура.

Квалифициран електронен подпис (КЕП)

КЕП е задължителното средство за идентификация в системата. Без валиден квалифициран електронен подпис не можете нито да се регистрирате, нито да подавате оферти. КЕП се издава от лицензиран доставчик на удостоверителни услуги (например „Борика" АД, „Инфонотари" ЕАД, „Евротръст Технолоджис" АД и други).

Уверете се, че КЕП е издаден на физическото лице, което представлява дружеството, и че съдържа данни за юридическото лице, от чието име ще се подават оферти. При подновяване на КЕП старият сертификат става невалиден в системата - необходимо е повторно обвързване.

Създаване на профил

Процесът на регистрация в електронния портал за обществени поръчки включва следните стъпки:

1. Отворете app.eop.bg и изберете „Регистрация".
2. Идентифицирайте се с КЕП - системата автоматично извлича данните от сертификата.
3. Попълнете информацията за вашата организация - наименование, ЕИК, адрес на управление, лице за контакт.
4. Създайте потребителско име и парола, която да съхранявате на сигурно място.
5. Представляващият дружеството става администратор на профила.
6. При нужда добавете допълнителни потребители към профила на организацията с различни нива на достъп.

Изисквания към системата

ЦАИС работи като уеб приложение, но за коректната му функционалност са необходими:

• Съвременен браузър - препоръчва се последна версия на Google Chrome. Internet Explorer не се поддържа.
• Инсталирано разширение за КЕП - в зависимост от доставчика на подписа може да е необходимо инсталирането на допълнителен софтуер или браузърно разширение за работа с електронния подпис.
• Java Runtime Environment - някои модули на системата изискват Java за функции като подписване и криптиране на документи.
• Стабилна интернет връзка - качването на файлове и криптирането на оферти изисква непрекъснато свързване.

Извършете тестово влизане и пробно подписване на документ, преди да се впуснете в реално подаване на оферта. Така ще идентифицирате и отстраните евентуални технически проблеми предварително.

Основни модули на ЦАИС

Системата е организирана в няколко функционални модула, всеки от които обслужва различен аспект от процеса по обществени поръчки ЦАИС. Познаването на структурата ви позволява да се ориентирате бързо и ефективно.

Регистър на обществените поръчки

Това е публичната част на системата, достъпна и без регистрация. В Регистъра се публикуват всички обявления за обществени поръчки, решения за откриване и изменение на процедури, както и информация за сключените договори. Можете да търсите по различни критерии - CPV код, регион, стойност, вид процедура, възложител.

Подаване на оферти

Модулът за подаване на оферти е достъпен само за регистрирани потребители. Чрез него създавате, редактирате и подавате електронни оферти. Системата осигурява криптиране на подадените оферти до момента на отварянето им от комисията на възложителя.

Електронно разплащане

Този модул обслужва процесите по плащания, свързани с изпълнението на договори за обществени поръчки. Чрез него се проследяват фактури, авансови и междинни плащания, гаранции за изпълнение.

Профил на купувача

Всеки възложител поддържа Профил на купувача в рамките на ЦАИС, където публикува цялата документация по своите процедури. Профилът е основният източник на информация за конкретна процедура - тук намирате обявлението, техническите спецификации, образците на документи (включително ЕЕДОП), разясненията по документацията и всички решения.

Как да намерите подходяща обществена поръчка

Ефективното търсене в ЦАИС обществени поръчки е умение, което спестява значително време и ви позволява да се фокусирате върху процедурите, за които имате реален шанс за спечелване.

Филтри за търсене

Системата предлага набор от филтри за прецизиране на резултатите:

• CPV кодове - Общият терминологичен речник (Common Procurement Vocabulary) категоризира всяка поръчка по предмет. Идентифицирайте CPV кодовете, съответстващи на вашата дейност, и ги използвайте като основен филтър. За бързо търсене ползвайте нашата CPV кодове търсачка.
• Регион - ако оперирате в определен географски район, филтрирайте по местоположение на изпълнение. Намерете NUTS кода на вашия район чрез NUTS кодове търсачка.
• Прогнозна стойност - задайте диапазон на стойността, за да виждате само поръчки, съобразени с капацитета на вашата организация.
• Краен срок за подаване - филтрирайте по активни процедури, чийто срок за подаване на оферти все още не е изтекъл.
• Вид процедура - публично състезание, открита процедура, договаряне без предварително обявление и други. За преглед на разликите вижте видовете процедури по ЗОП.

Запазени търсения и известия

ЦАИС позволява запазването на конфигурирани търсения. Използвайте тази функция, за да получавате известия за нови обществени поръчки, съответстващи на вашия профил. Така няма да пропуснете подходяща процедура.

Четене на обявлението

Преди да вземете решение за участие, прочетете внимателно обявлението за обществена поръчка. Обърнете внимание на:

• Предмет и обхват - какво точно се възлага.
• Критерии за подбор - минимални изисквания към участниците (оборот, опит, персонал, оборудване).
• Критерии за оценка - как ще се оценяват офертите (най-ниска цена, оптимално съотношение качество/цена).
• Срокове - краен срок за подаване, срок за изпълнение, срок за задаване на въпроси.
• Гаранции - изисквания за гаранция за участие и/или за изпълнение.

Подаване на оферта стъпка по стъпка

Процесът на подаване на оферта в ЦАИС ЕОП следва строга последователност. Всяко отклонение може да доведе до невалидност на офертата, затова спазвайте стъпките прецизно.

Стъпка 1: Създаване на чернова

Влезте в конкретната процедура и изберете „Подаване на оферта". Системата създава чернова, в която можете да работите неограничено дълго преди окончателното подаване. Черновата не е видима за възложителя до момента на финалното изпращане.

Стъпка 2: Попълване на ЕЕДОП

ЕЕДОП (Единен европейски документ за обществени поръчки) е задължителен елемент от всяка оферта. Работете по образеца от документацията на процедурата и го попълнете директно в ЦАИС. За подробно ръководство по попълването вижте нашата статия за попълване на ЕЕДОП.

Стъпка 3: Качване на документи

Офертата се състои от няколко обособени части, които се качват в съответните секции на системата:

• Техническо предложение - описание на подхода за изпълнение, методология, график, екип.
• Ценово предложение - финансовата част на офертата, обикновено по образец на възложителя.
• ЕЕДОП - попълненият и подписан единен европейски документ.
• Допълнителни документи - декларации, пълномощни, сертификати.

Стъпка 4: Изисквания към файловете

Спазвайте следните технически изисквания:

• Формат - преобладаващо PDF, освен ако възложителят не е определил друг формат (например XLSX за ценови предложения).
• Електронен подпис - всеки документ, който изисква подпис, трябва да бъде подписан с КЕП преди качването. Подписът може да бъде вграден в PDF файла или като отделен файл (.p7s).
• Размер на файловете - системата има ограничение за максимален размер на отделен файл (обикновено до 80 MB) и за общия обем на офертата. Ако файловете ви надвишават лимита, разделете ги на части.
• Наименование на файловете - използвайте ясни и описателни имена без специални символи.

Стъпка 5: Криптиране и подаване

След качването на всички документи системата криптира офертата. Криптирането гарантира, че никой - включително възложителят - не може да прочете съдържанието до определения момент на отваряне. След криптирането:

1. Прегледайте обобщената информация за офертата.
2. Подпишете подаването с КЕП.
3. Получете входящ номер и потвърждение - запазете ги. Това е доказателството, че офертата ви е подадена успешно в определения срок.

След подаването не можете да правите промени в офертата. Ако откриете грешка, можете да оттеглите офертата и да подадете нова - при условие че крайният срок не е изтекъл.

Комуникация с възложителя

ЦАИС осигурява формализиран канал за комуникация между участниците и възложителите. Цялата кореспонденция се води през системата - това е правно изискване и гарантира прозрачност и проследимост.

Искания за разяснения

Ако обявлението или документацията съдържат неясноти, имате право да поискате разяснения от възложителя. Спазвайте следните правила:

• Срок за въпроси - разясненията могат да се искат до определен срок преди крайната дата за подаване на оферти.
• Форма - въпросите се задават само през ЦАИС ЕОП, чрез модула за комуникация в съответната процедура.
• Публичност на отговорите - отговорите на възложителя се публикуват в Профила на купувача и са видими за всички потенциални участници, без да се разкрива кой е задал въпроса.

Промени в документацията

Възложителят може да направи промени в документацията след публикуването на обявлението. Тези промени се публикуват в ЦАИС и участниците получават известие. При съществени промени възложителят е длъжен да удължи срока за подаване на оферти. Следете регулярно раздела на процедурата за актуализации - пропускането на промяна може да обезсмисли вече подготвена оферта.

Често срещани технически проблеми

Работата с електронния портал за обществени поръчки понякога е съпроводена с технически затруднения. Познаването на най-честите проблеми и техните решения ви спестява стрес, особено в дните преди крайния срок.

КЕП не се разпознава от системата

Това е най-разпространеният проблем. Възможните причини и решения:

• Изтекъл сертификат - проверете валидността на вашия КЕП. Подновяването отнема от няколко часа до няколко работни дни.
• Неинсталиран софтуер - уверете се, че драйверите на КЕП устройството и съответното браузърно разширение са инсталирани и актуални.
• Несъвместим браузър - опитайте с друг браузър. Google Chrome има най-добра съвместимост.
• Блокирани портове или прокси - корпоративните мрежи понякога блокират комуникацията между КЕП софтуера и браузъра. Консултирайте се с вашия IT отдел.

Ограничения на размера на файловете

Системата отхвърля файлове, надвишаващи максималния допустим размер. За да намалите обема:

• Оптимизирайте PDF файловете, като намалите качеството на вградените изображения.
• Разделете големи документи на няколко по-малки файла.
• Не прикачвайте излишни приложения, които не са изрично изискани от възложителя.

Проблеми с браузъра

• Изтичане на сесията (session timeout) - системата прекъсва неактивни сесии след определен период. Запазвайте работата си редовно, за да не загубите прогреса.
• Кеширани данни - при неочаквано поведение на системата, изчистете кеша на браузъра и бисквитките, след което влезте отново.
• Блокирани изскачащи прозорци - някои функции на ЦАИС използват изскачащи прозорци. Разрешете ги за домейна eop.bg.

Системата не работи близо до крайния срок

В дните и часовете преди изтичане на срок за подаване на оферти натоварването на ЦАИС нараства значително. Ако системата е недостъпна:

• Направете екранни снимки на съобщението за грешка с видими дата и час.
• Документирайте всеки опит за достъп.
• Свържете се с техническата поддръжка на АОП.
• При доказан технически проблем на платформата, възложителят може да удължи срока за подаване.

Не разчитайте на тази възможност - тя е крайна мярка, а не стратегия.

Практически съвети

Следните препоръки произтичат от практическия опит при работа с ЦАИС обществени поръчки и могат да ви спестят сериозни проблеми.

• Подавайте офертата поне 24 часа преди крайния срок - техническите проблеми в последния момент са по-чести, отколкото предполагате. Подаването в последните минути е ненужен риск, който може да ви коства цялата процедура.

• Поддържайте валиден КЕП - проверявайте срока на валидност на електронния си подпис поне веднъж месечно. Подновяването може да отнеме няколко работни дни, а без КЕП не можете да подпишете нито един документ в системата.

• Използвайте стабилна интернет връзка - качването на файлове и криптирането на офертата изискват непрекъснат достъп до интернет. Избягвайте мобилни мрежи или нестабилен Wi-Fi за критични операции.

• Архивирайте всяко подаване - след получаването на потвърждение за успешно подаване, запазете входящия номер, потвърждението и копие на всички подадени документи. Тази информация е необходима при евентуално обжалване или спор.

• Следете за промени в документацията - подписването на известия за конкретна процедура ви гарантира, че няма да пропуснете съществена промяна, която може да засегне вашата оферта.

• Поддържайте актуален профил - промяна на адрес, лице за контакт или представляващ трябва да бъде отразена своевременно в ЦАИС. Неактуален профил може да създаде проблеми при верификацията.

• Консултирайте се със специалист - ако нямате опит с електронни обществени поръчки или конкретна процедура е с висока стойност и сложност, работата с експерт по ЗОП намалява значително риска от процедурни грешки и пропуски.